Preboarding ger nyanställda en flygande start – HRbloggen.se
Hem » digital HR, rekrytering

Preboarding ger nyanställda en flygande start

Av den 21 oktober 2019 1 487 visningar
ONBOARDING. Preboarding hjälper företag och organisationer att förbereda nyanställda medarbetare inför första arbetsdagen. Anna Hansson i Bodens kommun delar med sig av sina erfarenheter att gå från traditionell introduktionsprocess till en digital lösning. Du får också sju tips för bättre onboarding.

Boardon - Bodens kommun

Att introducera nya medarbetare med preboarding före första anställningsdagen blir en allt viktigare del av företag och organisationers onboardingprogram.

Anna Hansson - Bodens kommunAnna Hansson är personalspecialist med inriktning arbetsmiljö och rehabilitering på Bodens kommun, och administrerar utbildningsförvaltningens onboarding. För HR-bloggens läsare berättar hon hur de gick från en traditionell introduktionsprocess till en digital lösning för preboarding av nyanställda.

Hur introducerade ni nyanställda förut?
– Då tänkte vi i termer av ”från första dagen och framåt”, med en kommungemensam checklista för introduktion som stöd för chef kring praktiska detaljer såsom passerkort, inloggning, presentationsrunda och så vidare.
Vi anordnade en sedvanlig kommungemensam introduktionsdag, där alla nyanställda fick en mapp innehållande välkomstbrev, informationsbroschyrer, värdegrund, give-aways och liknande. På introduktionsdagen presenterade sig alla förvaltningschefer och sedan följde korta utbildningspass om materialet i mappen.

Såg ni några problem med er introduktionsprocess?
– Vi såg att mycket tid under första veckorna gick åt till att informera den nyanställda om sådant som hen hade kunnat läsa sig till innan. Det var även stor variation i hur väl mottagna våra nyanställda blev, beroende på chefers olika förutsättningar.

– Introduktionerna på utbildningsförvaltningen blev en allt större arbetsuppgift i och med fler nyanställningar och fler medarbetare som saknar lärarexamen. Det skapade ett behov av förbättrade rutiner kring introduktionen för att säkerställa kvaliteten.

Vad ville ni uppnå med ett digitalt stöd för onboardingen?
– Vi hoppades komma ifrån ”en-till-en-lösningar” och kunna spara tid för både chefer och medarbetare. Genom att kunna skicka ut material i förväg var vår förhoppning att nya medarbetare skulle känna sig både välkomnade och bättre förberedda inför första arbetsdagen. Tanken var att sätta ihop materialet så att varje chef kunde få sitt enhetsspecifika paket att skicka ut till sina nyanställda för en mer personligt riktad information.

– Vi ville även på ett enkelt sätt lansera vårt arbetsgivarvarumärke till nyanställda, eftersom dessa processer sammanföll med varandra. Ett antal filmer ”Våga prova” producerades för att visa upp det arbete som sker i våra verksamheter, i syfte att öka medarbetarnas engagemang och stolthet över det arbete som utförs för medborgarna i Bodens Kommun.

Vad har ni fått för reaktioner från era anställda?
– Först och främst lät vi tre chefer testa och utvärdera Boardon innan vi bestämde oss. Cheferna var positiva till enkelheten och att det sparade mycket tid. De reaktioner vi fått från anställda har också varit positiva, främst glada tillrop kring Våga-prova-filmerna och arbetsgivarvarumärket, men även kring hur smidigt det var att få tillgång till allt informationsmaterial direkt i mobilen.

Hur har det påverkat HR:s sätt att arbeta med nyanställda?
– Vi har framför allt behövt skapa tydligare rutiner och nu genomför vi uppföljning av onboardingen i högre utsträckning. Introduktion är från i år en del av internkontrollen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Där mäter vi bland annat hur många nyanställda som tagit del av det digitala lärinnehållet. HR och verksamhetschef bjuder även in till en årlig uppföljningsträff för nyanställda medarbetare som fått digital introduktion. Där får de dela med sig av sina erfarenheter, både kring introduktionen och annat de sett under sin första tid hos oss. Detta hjälper oss att förbättra introduktionsprocessen.

Vad var största utmaningen vid införandet av det digitala stödet?
– Vi har haft flera utmaningar under resans gång, i stort och smått. Först handlade det om vägval mellan kommunövergripande arbete eller specifikt på Utbildningsförvaltningen. Sedan har vi jobbat mycket med att förankra processen för utskick hos våra chefer. Cheferna ute i våra olika verksamheter gör många nyanställningar och har många underställda medarbetare, så det har varit viktigt att få dem att känna sig bekväma och följa de nya rutinerna.

Varför valde ni Boardon/introduktion.nu som lösning?
– Vi ville ha en prisvärd lösning som var mobilbaserad och kunde skickas ut en tid innan första arbetsdagen – och som inte krävde att personen hade fått sina behörigheter/inloggning till kommunens intranät. Boardon erbjöd en enkel och tillgänglig testversion som tilltalade oss. Det var enkelt att samla och revidera material. Det fanns också möjlighet att bygga upp olika ”paket” beroende på den nyanställdas tidigare erfarenheter.

Vad är dina bästa tips till andra som funderar på att införa ett digitalt stöd för onboarding?
– Först och främst att det finns en utsedd person som är tydlig ägare av processarbetet, en projektledare som har mandat att driva processen framåt. Det är viktigt att tydliggöra syfte och mål, ha dialog och förankra, utbilda användare, skapa rutiner för vem gör vad och när, samt se över chefers förutsättningar.

Registrera ditt gratiskonto hos Boardon och testa själv! »

7 tips för en bra preboarding/onboarding

  1. Skapa kontakt och bjud in till introduktionen så tidigt som möjligt, gärna direkt efter att anställningskontraktet är påskrivet.
  2. Använd ett positivt tilltal och engagerande material som förstärker den nyfikenhet och entusiasm som den nyanställde har från rekryteringsprocessen.
  3. Skapa personliga introduktionsfilmer där en tydlig kulturbärare ser personen i ögonen och hälsar den nyanställda välkommen. Exempel: ”Våga Prova – Jobba i Bodens kommun https://www.youtube.com/watch?v=4laW_gSnnyE
  4. Låt olika personer komma till tals och försök skapa en så mångfacetterad bild av företaget och nya jobbet som möjligt.
  5. Skicka ut relevant information, som går att ta till sig utan att vara på plats, såsom rutiner, vägbeskrivning, likabehandlingsplan och personalhandbok. Detta ger den nyanställda en god möjlighet att ta till sig informationen och förbereda sig.
  6. Ha en tydlig intern projektledare som har mandat att driva processen framåt, skapar rutiner och förankrar processen med chefer som ska ta emot nyanställda.
  7. Följ upp efter två respektive fyra veckor. Hur har onboardingprocessen fungerat?

Kom ihåg att det är 69 % mer sannolikt att en anställd stannar kvar i företaget i upp till tre år om de deltar i ett organiserat introduktionsprogram!*

* Tayla N. Bauer Ph.D Onboarding New Employees: Maximizing Success, SHRM Foundation

Fotnot: Detta inlägg sponsras av en samarbetspartner som vi på HRbloggen.se varmt kan rekommendera.

Annika Ahnlund

Annika Ahnlund

grundare & redaktörHRbloggen.se
Annika är grundare och redaktör för HRbloggen.se samt vd för HR etcetera AB, där hon bl a arrangerar seminarier och utbildningar för HR och chefer. I botten är hon både beteende/personalvetare fil.kand. och marknadsförare med lång erfarenhet av kommunikation från reklambranschen.
Annika Ahnlund
Annika Ahnlund
Print Friendly, PDF & Email

Tags: , , , ,

Lämna en kommentar

Håll en trevlig ton och undvik reklam. Opassande kommentarer redigeras eller raderas.

Meny