Digital referenstagning tryggar rekryteringsprocessen – HRbloggen.se
Hem » rekrytering

Digital referenstagning tryggar rekryteringsprocessen

Av den 18 juli 2019 2 162 visningar
REKRYTERING. Referenstagning är ett vanligt inslag i många rekryteringsprocesser. Kvaliteten på referenserna kan dock variera kraftigt, så även hanteringen av den data som samlas in. Nya verktyg för digital referenstagning tryggar processen för såväl kandidaten som referensgivaren och arbetsgivaren.

DIgital referenstagning. Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Att ”ta referenser” på slutkandidater är för många arbetsgivare ett givet inslag när de rekryterar. Men själva processen för traditionell referenstagning – där en arbetsgivare eller en rekryterare ringer upp en kandidats tidigare kollega eller chef för att ställa frågor – har visat sig ha flera fundamentala utmaningar. Det som i grunden syftar till att kvalitetssäkra och bakgrundskontrollera kandidaten, riskerar därför försämra både kvaliteten och validiteten i processen.

Mänskliga faktorn utgör en risk
Utmaningarna kan manifestera sig på flera sätt och grundar sig ofta i den mänskliga faktorn.

  • Bland annat kan dialogen mellan den nya arbetsgivaren och referensgivaren – hur man uppfattar och tolkar varandra under samtalet – i förlängningen påverka hur referensgivaren väljer att svara på frågor om kandidaten.
  • Referensutlåtanden som samlas in om slutkandidater i en rekryteringsprocess kan dessutom variera kraftigt i kvalitet, beroende på exempelvis någon av parternas dagsform. Något som i sin tur bäddar för orättvis och subjektiv bedömning av kandidater.
  • Arbetet med referenstagning är tidskrävande och samtalen behöver ofta klaras av utanför kontorstid, vilket inte är optimalt för någon av parterna och går ut över kvaliteten.

Digital referenstagning skapar objektivitet
Fler och fler arbetsgivare väljer därför att digitalisera sin referenstagning och fördelarna har visat sig vara många.

Genom att alltid ställa frågor på samma sätt via ett digitalt gränssnitt, minimeras risken för att mänsklig bias ska påverka utfallet. Alla tillfrågade referensgivare – och i förlängningen alla slutkandidater – får samma förutsättningar. I andra änden, hos den nya arbetsgivaren, blir även tolkningen av svaren på frågorna betydligt mer objektiv.

– Andra viktiga aspekter för att skapa trygghet för alla inblandade, är dels möjligheten att genom BankID verifiera att referensgivare verkligen är vem de uppger sig vara och dels säker hantering av personuppgifter. Jag tycker att man ska kräva av sin leverantör att hanteringen av data är säker och följer GDPR till punkt och pricka, säger Johan Hasslert, partner på Scandinavian Recruitment Intelligence som utvecklat tjänsten Referenstagning.se.

Arbetsgivaren sparar dessutom mycket tid genom digital referenstagning, eftersom många tagningar kan hanteras på samma gång – parallellt med det dagliga arbetet. För referensgivaren underlättar det också att kunna svara på frågorna via en dator eller mobil enhet närhelst på dygnet det passar bäst, vilket sannolikt även ökar kvaliteten på referensen.

CHECKLISTA för digital referenstagning

✓ Säkerställ att din leverantör följer GDPR.

✓ Säkerställ att din leverantör kan verifiera referensgivare på ett tillförlitligt sätt.

✓ Säkerställ att data raderas på ett säkert sätt när den inte längre behövs i en process.

✓ Testa processen på er själva. Det är viktigt att veta vad både kandidat och referensgivare upplever.

✓ Vid upprättande av en ny policy för digital referenstagning: Kopiera inte den gamla policyn/processen utan tänk nytt och lägg tid på att fundera på hur många frågor ni tror att ni behöver ställa – och hur många referensgivare som bör tillfrågas – i varje process.

Fotnot: Denna artikel sponsras av en samarbetspartner som vi på HRbloggen.se varmt kan rekommendera.

Annika Ahnlund

Annika Ahnlund

grundare & redaktörHRbloggen.se
Annika är grundare och redaktör för HRbloggen.se samt vd för HR etcetera AB, där hon bl a arrangerar seminarier och utbildningar för HR och chefer. I botten är hon både beteende/personalvetare fil.kand. och marknadsförare med lång erfarenhet av kommunikation från reklambranschen.
Annika Ahnlund
Annika Ahnlund
Print Friendly, PDF & Email

Tags: , ,

Lämna en kommentar

Håll en trevlig ton och undvik reklam. Opassande kommentarer redigeras eller raderas.

Meny