HR + kommunikation + IT = sant hos Solna stad

Av Tina Sjöström den 15 november 2018 942 visningar

CASE. Egen rekryteringsenhet, digitaliserad onboarding och en förändrad modell för medarbetarsamtal… Genom att slå ihop funktionerna HR, kommunikation och IT/digitalisering och använda resurserna på ett smartare sätt, tar Solna stad ägarskapet om den egna utvecklingen.

Är Solna stad bäst i offentliga Sverige på att ligga i framkant för att vara en attraktiv arbetsgivare? Det skulle man kunna tro när man hör HR-direktör Charlotta Tillbom berätta om det senaste årets intensiva arbete med rekrytering och introduktion av nya medarbetare.

För att driva utvecklingen framåt har man slagit ihop funktionerna HR, kommunikation och IT/digitalisering till en avdelning, tre områden med tät koppling till varandra.

Ni har gjort en ganska unik sammanslagning av HR, kommunikation och IT. Berätta!
– De flesta verksamheter är under stor förändring idag och vi såg många synergieffekter i att kunna driva utvecklingen ännu smartare. En förändringsprocess involverar både chefer och medarbetare, information ska kommuniceras i rätt kanaler och allt stöds upp med teknik. Vi försöker jobba med en röd tråd i dessa tre verksamhetsområden och arbetet blir både tydligare och smidigare när vi jobbar tätare tillsammans.

– Vi måste komma ihåg att digitalisering är en förändring som drivs av människors vilja, inställning, nyfikenhet och kompetens. Tekniken är bara ett hjälpmedel.

Finns det andra kommuner som gjort liknande sammanslagningar?
– Fler och fler börjar titta på hur man kan kombinera olika typer av verksamheter och många kombinerar HR och kommunikation. För oss kändes det klokt att även involvera IT och digitalisering, så att inget hamnar mellan stolarna i våra projekt.

Kan ni se något utfall över vad sammanslagningen gett hittills?
– Vi har bara jobbat på det här viset i snart ett år, så det är lite för tidigt att dra några långtgående slutsatser. Det vi säkert kan se är att vi har ett annat arbetssätt nu. Och att IT-avdelningens kommunikation med resten av verksamheten fungerar bättre.

Ni har också förändrat ert arbete med rekrytering. På vilket sätt?
– Vi la tidigare en stor summa pengar på externa rekryteringsbolag, men var sällan nöjda med resultatet. Därför startade vi vår egen rekryteringsenhet i maj förra året. Det har slagit bättre ut än vi förväntat oss. Förutom att det blir billigare har vi lyckats locka sökanden med bättre kompetens. Vi har anställt två rekryterare som hjälper våra chefer genom hela processen.

– Att hålla en hög kvalitet i rekryteringsprocessen är alltid jätteviktigt, inte minst när det gäller bristyrken, där konkurrensen om resurserna är stor. Rekrytering är ett hantverk och vi har fått ett fantastiskt kvitto på att vi jobbar rätt, vi blev nämligen nominerade till årets Talent Acquisition Team av LinkedIn.

Hur jobbar ni för att förbättra introduktionen av nya medarbetare med digital teknik?
– Vi tänker helhet. Förutom att en ny medarbetare ska introduceras med arbetskamrater och chefer är det många självklara detaljer som inte får glömmas bort. Telefon och dator ska beställas, behörighet ska sättas i våra system, personen ska ha rätt lön. Mycket av detta försöker vi digitalisera och skapa smarta rutiner för. Vi säkerställer att den som ska ta emot en ny person få bästa möjliga förutsättningar. Det är också viktigt att dokumentationen kring arbetsuppgifterna är lätta att hitta för den nya medarbetaren.

På vilket sätt har ni förändrat modellen för medarbetarsamtal?
– Vi ville framför allt förbättra hur vi jobbar med måluppföljning och har nu en process och en mall som hjälper chefen och medarbetaren att bryta ner stadens övergripande mål till mätbara aktiviteter för individen. Vi har tydliggjort att både chefer och medarbetare ska förbereda sig inför samtalet och att båda har tillgång till samma information. Vi tycker det är viktigt att få upp förståelsen för det egna bidraget till enheten för att bygga engagemang och delaktighet.

– Som kommun måste vi göra mycket med små resurser. Helt enkelt jobba smartare med det vi har för att vara en attraktiv arbetsgivare, poängterar Charlotta Tillbom avslutningsvis.

Vill du veta mer om Solna stads employer branding-arbete?

Under HR-bloggens seminarium Employer branding 3.0 den 29 januari föreläser Charlotta Tillbom och hennes kollega Marcus Lundqvist om hur Solna stad jobbar med processer som rekrytering och onboarding.

Anmäl dig här »

Om
Senaste inlägg

Tina Sjöström

Skribent / Journalist

Tina Sjöström är en av HR-bloggens professionella skribenter. Hon har jobbat med marknadskommunikation ända sedan mitten av 1990-talet och frilansar numera som journalist med fokus på företagande, näringsliv och ekonomi.