Nytt konferensformat gav ökat engagemang
MEDARBETARENGAGEMANG. Okonferens, knytkonferens, unconference… kärt barn har många namn. Linda Stüve och hennes kollegor vågade testa formatet på sin interna kickoff – och belönades med högre engagemang.
För flera år sedan besökte jag en så kallad okonferens* och blev positivt överraskad. Vilket engagemang det blev när deltagarna själva fick styra innehållet!
När tiden närmade sig vår årliga höstkickoff, så började tankarna snurra. Vore det inte dags för oss att testa detta konferensformat internt? Jag bollade idén med en kollega, som också hade erfarenhet av att medverka på en okonferens och gillade upplägget.
Beslutades av ledningen
Förslaget togs upp på nästa ledningsmöte, men bemöttes med viss osäkerhet. Det fick inte bli för ostrukturerat, otydligt eller kunna uppfattas som ogenomtänkt.
Hur skulle vi genomföra detta på bästa sätt? Passade det alla medarbetare? Skulle det bli mer kunskapsöverföring och högre engagemang om vi lät medarbetarna styra större delen av konferensinnehållet? Det var några av alla frågor vi ställde oss, men vi beslutade att testa!
Medarbetarna föreslog sessioner
Ledningsgruppen valde ut två huvudämnen, varav det ena var ”Teknikens framkant”. Utifrån huvudämnen kunde medarbetarna sedan föreslå egna sessioner. Några ämnesförslag var ”AWS i praktiken” och ”Hur behålla och attrahera personal i en konkurrensutsatt bransch”.
Varje medarbetare som hade inkommit med förslag fick kort berätta vad hen ville få ut av sin session och placera in den i schemat. Samtliga medarbetare fick sedan skriva sina initialer på de sessioner de ville gå på. Inte helt lätt att välja: det fanns ju fler intressanta ämnen samma tid!
En timme försent (!) drog de första sessionerna igång. I slutet av dagen fick varje ämneshållare kort berätta om vad som hade diskuterats på deras session. Vi tog även in feedback från grupperna kring formatet och genomförandet.
Resultatet då?
Antingen kan man köra i gamla bekväma hjulspår – eller så testar man ett nytt konferensformat och hoppas på att det tas emot med nyfikenhet och högre engagemang. Och det var precis vad som skedde! Högre engagemang som höll i sig båda dagarna.
Förutom att (förhoppningsvis) generera ett högre engagemang än det traditionella konferensformatet, ger okonferensen medarbetarna möjlighet att fördjupa sig i ett ämne och själva bestämma när sessionen är klar. Och det fina är att alla medarbetare – oavsett vilken avdelning man tillhör – kan bidra med ett ämne man vill diskutera!
Med tanke på den positiva feedback vi fick in från våra medarbetare efteråt, så är det givet att vi arrangerar fler tillfällen. Okonferensen har kommit för att stanna!
Våra lärdomar?
- Att ha en okonferens är kul och skapar genomgående ett större engagemang.
- Att vi skulle ha avsatt mer tid på schemat inledningsvis.
- Att vi ska använda ett mer överskådligt insamlingsverktyg nästa gång.
- Att vissa sessioner inte gav några konkreta actions men värdefulla fortsatta diskussioner.
- Att vi vill göra om det!
* En okonferens – även kallad unconference, OpenSpace eller knytkonferens – är en deltagarstyrd konferens. Man tar vara på den samlade erfarenheten och kunskapen som finns bland deltagarna och skapar olika sessioner utifrån detta. En session kan bestå av en mindre kurs, en föreläsning, en gruppdiskussion, en fråga eller en demonstration av exempelvis ett projekt eller verktyg. En session är inte tidsbestämd, men för att kunna planera enklare så schemalägger man förslagsvis i sessioner om 60 minuter. Deltagare har rätt att lämna en pågående session för att besöka en annan.
Linda Stüve
Senaste inlägg av Linda Stüve (Se alla)
- Nytt konferensformat gav ökat engagemang - 2 oktober 2018
- Mobilapp minskar avståndet till medarbetarna - 23 februari 2017
Tags: case, engagemang, gör-så-här, medarbetarengagemang
HRbloggen.se startades 2009, valdes 2011 till Sveriges bästa HR-blogg och utnämndes 2016 till en av Sveriges bästa företagsbloggar. Grundare och redaktör är Annika Ahnlund. 
