KRISHANTERING. I höstas brandhärjades teknikbolaget Amadeus skandinaviska huvudkontor. HR-chef Ulla Böhme delar med sig av vad som är viktigt när den trygga arbetsplatsen plötsligt blir oåtkomlig.

Under en hösthelg 2017 drabbades vårt bolag Amadeus kontorsbyggnad i Stockholm av en brand, som kraftigt rökskadade alla våningsplan. Lyckligtvis skadades ingen av våra anställda, men det stod tidigt klart att vi var tvungna att snabbt hitta ett nytt tillfälligt kontor.

Kommunikation är viktigt i många sammanhang, men är helt avgörande när det gäller krishantering. Under söndagen informerade jag ledningsgruppen och satte upp en krishanteringsgrupp för att fatta de första kritiska besluten. Vi skickade sms till våra drygt 150 anställda med vidare instruktioner på mejl om vad som hänt och vad det skulle betyda rent praktiskt de närmsta dagarna.

”Home base” på hotell
Arbetsplatsen är en trygg och fast punkt för många i den dagliga tillvaron. En situation som denna kräver en hög grad av flexibilitet och mobilitet, något som underlättades av att våra medarbetare är vana vid att arbeta på ett aktivitetsbaserat kontor. Redan på måndagen fick de hämta sina laptops, och gavs möjlighet till samtal och stöd vid behov.

Verksamheten kan inte stanna upp. Ett tillfälligt kontor – eller en ”home base” som vi kom att kalla det – sattes upp på ett hotell för medarbetare som inte ville eller kunde arbeta hemifrån. Personalen höll hela tiden höll uppe motivationen och tålamodet, så pass att ingen av våra kunder ens märkte av branden!

Gemenskapen blev extra viktig
Under tisdagsmorgonen samlades alla avdelningschefer för ett informationsmöte om vad som hänt och vad som var viktigt i denna stund. Vi uppmanade dem att ha virtuella möten med sina medarbetare och att ses fysiskt åtminstone en gång i veckan.

Gemenskapen blev extra viktig under denna tid, men nu kunde vi inte stå och snacka vid kaffemaskinen eller sitta i lunchrummet som vi var vana vid. Alla avdelningar fick därför en ”kriskassa” för att köpa fika eller lunch för umgängets skull.

Vi hade veckovisa statusuppdateringar och efter en tid flyttades vårt tillfälliga kontor från ett vanligt hotell till ett kontorshotell med bättre kontorsutrustning och mötesrum. Sedan fick vi successivt börja flytta tillbaka till kontoret och efter sammanlagt nio veckor var alla på plats igen. Vid det laget var önskan stor hos medarbetarna att få komma tillbaka till kontoret.

Se till att inte bli tagen på sängen!
Så sent som på fredagen innan branden hade vi i ledningsgruppen diskuterat krishantering, inte minst apropå alla fasanfulla terrorattacker. Ingen kunde då ana att det direkt därefter skulle bli skarpt läge!

Att diskutera kriser och olika scenarion är viktigt för att inte bli tagen på sängen när något händer. Att vi samlades snabbt, kommunicerade med våra anställda och var operativa från dag ett tycker jag att vi ska vara stolta över.

Vi har tydliga roller så att inget faller mellan stolarna, men i efterhand kan jag efterfråga en tydligare checklista för att inte missa något. En referensgrupp har därför fått i uppgift att studera krishanteringen och tala med de anställda för att vi också ska lära av detta och se om vi kan förbättra något i vårt krisarbete.

• Om
• LinkedIn
• Senaste inlägg

Ulla Böhme

HR-chef på Amadeus Skandinavien

Ulla Böhme har arbetat i ledande internationella befattningar inom HR de senaste 20 åren, både inom globala koncerner och mellanstatliga organisationer. Hon har lång erfarenhet av brett HR-arbete med fokus på förändringsledning, organisationsutveckling och Talent Management.

Senaste inlägg av Ulla Böhme (Se alla)

• När vi plötsligt stod utan arbetsplats - 8 februari 2018