Hem » hr-arbete, läsvärt

Kanban sätter fart på HR:s utvecklingsarbete

Av den 7 februari 2018 4 210 visningar
HR-ARBETE. HR fastnar lätt i en aldrig sinande ström av operativa ärenden. Anna Kempe tipsar om Kanban som enkel men effektiv metod för HR att bedriva utvecklingsprojekt parallellt med det löpande arbetet.

Kanban för HR
En vanlig utmaning för oss inom HR är att vi drunknar i det ständiga flödet av operativa personalärenden, trots ambitionen att arbeta mer proaktivt, strategiskt och affärsnära.

Både i rollen som HR-chef och affärsområdeschef har kanban-metoden gjort skillnad för effektiviteten och tillfredsställelsen i team som jag har lett. Så läs vidare om du leder, eller hör till ett HR-team, som ofrivilligt fastnat i den operativa myllan!

Metod för att slutföra
Kanban har sitt ursprung i lean-filosofin och genom att visualisera arbetsflödet syftar metoden till att identifiera flaskhalsar och effektivisera arbetet. Kanban handlar om konsten att slutföra snarare än att påbörja – och om att ständigt göra nya prioriteringar utifrån vad kunderna (= verksamheten) har störst nytta av. Många utvecklingsavdelningar arbetar med kanban, men metoden fungerar även utmärkt för verksamheter som HR.

En kanban-tavla är en stor whiteboard, där ett antal kolumner ritas upp för att illustrera olika steg i ett arbetsflöde. Post-It-lappar med uppgifter fästs på tavlan i första kolumnen och flyttas utifrån prioriteringar sedan framåt i flödet. Det finns även digitala versioner som passar utmärkt för utspridda team, exempelvis Trello.

Kanban för HR - tavla

1. Förslag & idéer
I första kolumnen samlas alla idéer och förslag på aktiviteter. Allting låter sig inte göras, så inom ramen för regelbundna kanbanmöten presenteras, diskuteras och prioriteras lapparna (eller bestämmer chefen!). En stor uppgift eller idé kan också behöva brytas ned till flera mindre.

Exempel på aktiviteter:

  • Utse årets kulturbärare
  • Uppdatera personalhandboken med ny rutin vid sexuella trakasserier
  • Jämför sjukskrivningstal med NMI/avd

2. To do
Hit flyttas aktiviteter som är beslutade, det vill säga prioriterade över andra idéer. I detta stadium kan arbetet också fördelas till en eller flera lämpliga medarbetare, genom att namnen skrivs på lappen.

3. Doing
När arbetet har påbörjats (inte förr!) flyttar ansvarig medarbetare lappen till Doing. Siffran vid rubriken begränsar hur många lappar teamet (eller varje individ) får arbeta med parallellt. Denna begränsning är viktig och ser till att det som är prioriterat och påbörjat slutförs innan nya aktiviteter påbörjas.

4. Done
Vad som är att betrakta som ”done” kan behöva definieras efter hur kvalitetskontrollen ser ut hos er. Den som slutfört sin aktivitet flyttar lappen till sista kolumnen och kan då plocka en ny från To do – förutsatt att det finns utrymme i Doing.

Möten runt tavlan
Kanban-tavlan blir central för återkommande teammöten, som ofta är korta och hålls stående runt tavlan. Fokus kan då kretsa kring tre frågeställningar:

  • Vad har blivit klart sedan sist? (heja heja!)
  • Vilka eventuella hinder bromsar? (vem behöver hjälp att slutföra?)
  • Vad står på tur härnäst? (vem gör vad framåt?)

Om flödet är optimalt, flyttas lappar löpande från vänster till höger och bereder plats för fler leveranser som gagnar verksamheten. Om uppgifter fastnar i flödet, använder kollegor tillgänglig tid för att hjälpa andra slutföra eller undersöka orsak till hinder och söka processförbättringar. Är rutinerna otydliga, avvaktar vi beslut i frågan, eller finns samarbetsutmaningar med andra avdelningar?
Allt genomfört utvecklingsarbete samlas på hög i ”done”-kolumnen och ger på så sätt en belönande översikt.

Visualiserar processen
Kanban passar utmärkt för att driva och visualisera HR-teamets utvecklingsarbete parallellt med det löpande arbetet. Jag har förstått att kanban fungerar strålande för rekryteringsteam också, men har ingen egen erfarenhet. I så fall byggs kolumnerna upp utifrån rekryteringsprocessens olika steg och lapparna utgör kandidater eller lediga tjänster, se exempel.

Så varför inte rulla in en whiteboard i ditt team och börjar skissa upp er egen tavla? Våga experimentera och märk vad som fungerar eller inte fungerar för er! Den ambitiösa kan ta del av en mer avancerad tavla här, men jag tror på att börja enkelt och bygga vidare när metoden väl fastnat.

5 vinster med Kanban
  • Löpande och tydliga prioriteringar möjliggör fokus och ger en känsla av kontroll.
  • Fokus på att slutföra leder till snabbare leveranser av påbörjat arbete.
  • Pull istället för push minskar risken för överbelastning och stress. Medarbetare tar på sig nya uppdrag först när det finns utrymme för det.
  • Full transparens möjliggör för alla att påverka och bidra. Dessutom kan intressenter utanför teamet se status på ”sina” önskemål och snabbt få överblick över (och påverka) HR:s agenda.
  • Ansvarstagande och samarbete främjas eftersom metoden stimulerar kollegor att be om hjälp och att erbjuda sin hjälp. Att uppgifter slutförs är viktigare än vem som gör det.
Anna Kempe
Senior HR-konsult med över 15 års erfarenhet av brett och affärsnära HR-arbete, från såväl stora internationella bolag som entreprenörsdrivna företag. De senaste åren har Anna arbetat som affärsområdeschef på Edge HR och i det egna HR-konsultföretaget Talango. Idag jobbar hon på Stardust Consulting.
Anna Kempe
Print Friendly, PDF & Email

Tags: , , ,

Lämna en kommentar

Håll en trevlig ton och undvik reklam. Opassande kommentarer redigeras eller raderas.

Meny