1. Gör din research inför samtalet
Denna punkt är viktig för att förbereda dig själv ordentligt inför samtalet. Hur ser medarbetarens utveckling ut historiskt? Finns dokumentation att utgå ifrån i den personliga mappen eller från tidigare samtal?

2. Avsätt gott om tid
Boka upp tillräckligt med tid för samtalet i din kalender och se till att sitta ostörda genom att stänga av mobil och dator. Du ska ha fullständigt fokus på din medarbetare!

3. Dokumentera och notera
Använd eventuellt standardformulär som stöd för ditt samtal, men kom ihåg att du som ledare styr samtalet. Våga fördjupa dig i vissa frågor, bläddra tillbaka för att göra tillägg eller kontrollera om det finns tidigare noteringar. Använd gärna papper och penna och markera för hand att du sätter punkt med en summering. Glöm inte tala om för medarbetaren vad du antecknar!

4. Styr samtalet från början till slut
Börja samtalet med att nyfiket ställa frågor, vem är X egentligen? Låt sedan medarbetaren få prata medan du själv styr upp och går vidare i samtalet med hjälp av frågor. Försök ställa frågorna på rätt sätt, utan att lägga orden i munnen. Låt medarbetaren få prata till punkt och själv komma fram till slutsatserna. Sedan kan du med fördel summera svaren med ett påstående.

5. Beskriv observationer av beteenden
Efter att medarbetaren besvarat dina frågor, tala om hur du ser på dennes beteenden utifrån dina egna observationer. Fråga sedan utifrån konkreta exempel hur hon eller han kände, tänkte och tyckte just där och då. Lämna tid till att känna efter och få reflektera. Fråga om det går att göra på andra sätt och locka fram förslag på alternativa beteenden.

6. Avsluta på ett bra sätt
Avsluta samtalet med att sammanfatta samtalet och tacka varandra för den tid ni lade ner på samtalet.