Så skapar du en bra förstudie inför digitaliseringen

Av Henrik Trolle den 15 juni 2017 942 visningar

WORKFORCE MANAGEMENT. Digitalisering av arbetstidsprocesserna kan ge stora vinster. Men för att säkerställa rätt lösning för ert företag, gäller det att först skapa en bra förstudie och ett användbart business case.

förstudie och business case - workforce management

Företag inom alla branscher står i dag inför ökade krav på produktivitet, lönsamhet och resurssnål administration av arbetstid. Det gäller att minimera omständliga och manuella interna processer – till fördel för digitaliserade, användarvänliga och mobila lösningar. Och inte minst en effektivare hantering av projekt.

Optimerar företagets resurser
Med en Workforce Management-lösning kan ni planera rätt resurser i rätt tid och för rätt jobb – och samtidigt säkerställa att era anställda avlönas korrekt och effektivt. Genom registrering av tidsåtgång på aktiviteter och projekt får ni dessutom aktuell och faktabaserad insikt i verksamheten för planering, uppföljning och rapportering – på både nuvarande och framtida projekt och rutiner. Det ger en optimal användning av företagets resurser.

Men hur säkerställer man att lösningen stödjer företagets behov? Och hur beräknar man det konkreta värdet av ett sådant projekt?

Fokus på involvering av slutanvändare
För att garantera kvalitet och infriande av förväntningar, måste man börja med att skapa överblick över befintliga affärsprocesser, rutiner och system. Vi på Mark Information rekommenderar därför att man genomför en förstudie med tonvikt på att:

Dokumentera de förutsättningar som gäller för installationen
Träffa de personer som kommer att vara delaktiga i projektet och den efterföljande förvaltningen och användningen av lösningen. Vilka problem ser de? Var finns möjlighet till förbättringar?
Kartlägga de nuvarande (as is) och framtida (to be) arbetsflödena i förhållande till registrering av tid på projekt för att synliggöra skillnaderna. Kartläggningen bildar underlag för en gap/fit-analys
Få fullständig kontroll över avtal och lokala överenskommelser så att systemet kan leverera fullständigt korrekt underlag till lön
Diskutera de IT-mässiga och funktionella kraven med kunden. Vad ser de för utmaningar i samband med implementeringen och vad förväntar de sig att uppnå?
Stämma av förväntningar med kunden i relation till resurser, business case o.s.v. Vilket syfte är projektet avsett att fylla? Varför genomförs det?

För att få stöd för projektet internt, är det viktigt att involvera alla berörda parter. Både de som har överblick över nödvändig funktionalitet, de som har en mer praktisk ingångsvinkel och de som kan fatta beslut.

Lönsamt att digitalisera
Vinsterna i att digitalisera processen för tid- och projektregistrering är uppenbara. Automatiseringen eliminerar behovet av manuella registreringar och beräkningar, minimerar risken för fel och ger tillförlitlig information – i realtid!

Med hjälp av förstudiens kartläggning av nuvarande processer och arbetsflöden (och använd tid) kan företaget identifiera en rad områden där Workforce Management kommer att skapa värde. Vinsterna brukar vara:

Minskad tidsåtgång vid registrering och i löneprocessen
Färre fel i löneberäkningar
Tidsbesparing i administration och på manuella arbetsuppgifter
Effektivare bemanningsplanering (och eventuell omplanering)
Minskning av övertid på grund av förbättrad planering
Exakt och aktuell information om projekttimmar för kvalificerad projektuppföljning
Integration till ERP-, HR- och lönesystem, så att data finns tillgänglig när och där den behövs
Snabbare statistik och rapportunderlag för beslutsfattande

Erfarenheter visar bland annat att tiden för löneberäkning och felkorrigeringar kan minskas med upp till 50 % och att den digitala rapporteringen kan öka produktiviteten med upp till 10 %. Eftersom investeringen ofta betalar sig inom ett år, finns det alltså all anledning att automatisera processen.

Ett användbart business case
För att säkerställa att de identifierade vinsterna också realiseras, kan man med fördel använda business caset som riktlinje. Därmed säkerställer man att projektet styrs utifrån de affärsmässiga förutsättningarna och blir framgångsrikt ur allas perspektiv.

Bygg- och anläggningskoncernen Aarsleff lade stort fokus på involvering av slutanvändare i förstudien – och lyckades på så sätt specificera krav på sin digitala tidsregistreringslösning och inom vilka områden de förväntar sig att skapa värde. Läs om deras business case här »

Fotnot: Detta inlägg är sponsrat av en samarbetspartner som vi på HRbloggen.se varmt kan rekommendera.