Digital HR banar väg för mobil tidsregistrering

Av Henrik Trolle den 21 juli 2016 942 visningar

workforce management – mobil tidsregistrering

WORKFORCE MANAGEMENT. Tidsregistrering och planering via mobila enheter vinner mark. Fördelarna överväger vida nackdelarna, men det gäller att medarbetarna upplever tjänsten relevant och enkel att använda.

Digitaliseringen är i full gång inom många större företag – även när det handlar om workforce management. Användningen av smarta telefoner och surfplattor spelar här en allt större roll för automatiseringen av de administrativa kärnprocesserna.

Flera fördelar med mobil tidsregistrering
Vi har intervjuat åtta ledare och HR-administratörer med stor erfarenhet av workforce management-processer om deras tankar kring att införa mobil tidsregistrering och planering.

Personerna i undersökningen ser långt fler fördelar än nackdelar med mobil tidsregistrering och är eniga om att det finns stora vinster att göra med automatiserade administrativa processer och förbättrad insikt i organisationens produktivitetsmönster. De ser därför optimistiskt på framtiden för workforce management via mobila enheter.

Fokus på användarvänlighet
Men för att användarupplevelsen ska bli så bra som möjligt, krävs att tidsregistrering och planering via mobilen betraktas som en tjänst för medarbetarna. Det måste kännas enkelt och relevant för dem, menar respondenterna.

Tre tydliga teman framkom i vår undersökning:

Prioritering av funktioner
Det gäller att prioritera de bäst lämpade registreringsmöjligheterna för att göra komplexiteten i Workforce Management så smidig som möjligt på de mindre skärmarna.

Kommunikation och dialog
Workforce Management bör underlätta dialogen mellan ledare och medarbetare genom olika funktioner för feedback. Annars kan medarbetarna uppfatta tidsregistrering på mobila enheter som ett slags kontroll.

Utveckling och vision
Alla nya funktioner bör utvecklas i samarbete med kunderna, så att leverantören kan erbjuda rätt lösningar på användarnas konkreta utmaningar.

Ordning på säkerheten
Och så har vi det där med säkerheten… Frågor kring just IT-säkerhet och dataskydd bekymrade särskilt de tillfrågade i undersökningen.

Säkerhet är en central fråga som måste avhandlas så tidigt som möjligt i processen: Hur ska medarbetarna anslutas till workforce management-systemet via mobilen? Denna riskfaktor bör gås igenom i en förstudie innan uppstart. Då kan man planera för rätt system – utan att behöva kompromissa med säkerheten.