3 tumregler för effektivare möten

Av Peter Fowelin den 22 januari 2016 942 visningar

MEDARBETARENGAGEMANG. Dålig möteskultur är en riklig källa till engagemangsläckage. Med hjälp av tre a:n kan du ta dina möten till helt nya dimensioner.

effektiva möten

I företag och organisationer fylls arbetsveckorna med möten, men till vilken nytta när möteskvaliteten brister och avsikten med mötena är oklar? I managementkonsulten Per Hörbergs nya bok Mötas på riktigt* ges konkreta tips på vad vi behöver tänka på för att skapa bra möten.

Varje möte ska ge resultat
Alldeles för många möten har ett otydligt syfte. Det räcker inte att den som sammankallar mötet vet vilket syftet är. Verkliga resultat uppnås bara om alla som deltar känner till avsikten och förstår sin roll på mötet – och vet vad de ska göra när mötet är slut.

Möten ska ge energi – inte stjäla den
Undersökningar visar att medarbetarna på många arbetsplatser inte känner det engagemang på jobbet som de skulle vilja. Med fullt engagemang kan underverk ske. Dåliga möten är en av energitjuvarna – en ”lågt hängande frukt” som vi alltför sällan talar rakt och ärligt om.

Möten som hävstång för framgång
Alla människor bär på en längtan att mötas. Möten som har knivskarpt resultatfokus och samtidigt svarar mot vår längtan att mötas är en effektiv hävstång för framgång i varje organisation. För att skapa det krävs en kombination av klokskap, mod – och några enkla tumregler.

Checklista för effektiva möten

Här följer några tumregler som skapar förutsättningar för bra arbetsmöten. En mötesledare som tar fasta på dessa tre välkända ord på ”A” och kombinerar dem med ett klokt förhållningssätt kan lyfta företagets möten från ordinära till fantastiska.

AVSIKT. Starta ingen sammankomst utan en tydlig avsikt för mötet. Kommunicera det med deltagarna inför mötet och när det inleds. Formulera syftet med mötet i en inspirerande mening. En grundfråga är vilken karaktär mötet ska ha: information, beslut eller utveckling.

AGENDA. Agendan ska vara inspirerande och presenteras i en form som gör att alla kan förstå innebörden. Undvik att enbart sätta upp rubriker. Var inte för ambitiös när det gäller antalet punkter på agendan. Lämna utrymme för kommunikation!

ARBETSFORMER. Variera arbetsformerna efter typen av fråga. Sitt inte alltid i samma lokal, på samma platser och med ett bord mellan er. För information fungerar en powerpoint och vanlig mötessittning runt ett bord. Strategiska frågor bör däremot tas i flera steg: Börja gärna i smågrupper och lyssna sedan på gruppernas olika perspektiv innan beslut tas gemensamt. Bryt det förutsägbara och skapa utrymme för dialog! Om mötet har en kreativt syfte ska även formen vara sådan.

Avsikten och agendan är mötets grund. Kvaliteten på mötet avgörs sedan av arbetsformerna och mötesledarens förhållningssätt, som handlar om att vara närvarande och locka de andra att bli det. När deltagarna känner sig sedda, lyssnade på och inspirerade samtidigt som resultaten är i fokus lyfter möteskulturen. Mötesledaren kan skapa förutsättningarna – mötets kvalitet skapar vi sedan tillsammans.

* Fotnot: Boken ”Mötas på riktigt” finns att köpa hos bl a Adlibris och Bokus. HR-bloggens läsare kan januari månad ut beställa boken till specialpriset 195 kronor inkl moms direkt hos Dana Förlag (ordinarie pris från 245 kr). Uppge kampanjkoden ”HR-bloggen”.

Om
Twitter
Facebook
LinkedIn
Senaste inlägg

Peter Fowelin

Skribent, författare och förläggare

Peter Fowelin är en av HR-bloggens återkommande skribenter. Han har länge varit verksam som organisationskonsult, författare & föreläsare och har bl a skrivit ledarskapsboken ”Från motstånd till möjlighet”. Han har en bakgrund som lärare, projektledare och chef och driver sedan 2011 Dana Förlag, med böcker om mindfulness, personligt ledarskap med mera.