Byta eller behålla system för tidrapportering?

Av Henrik Trolle den 27 maj 2015 942 visningar

gammal stämpelklocka

WORKFORCE MANAGEMENT. Ledningen vill ha möjlighet att styra produktiviteten i organisationen och ställer därför allt större krav på tidrapporteringssystemet. Här är fem saker att noggrant överväga innan ni byter ut ert gamla system.

Kanske känner du igen följande situation? Anställda har frånvarorapporterat via elektroniska terminaler i många år. Det fungerar bra. Systemet levererar förväntade uppgifter till löneadministrationen och det har blivit lättare att beräkna lönerna.

En dag vill bolagets ekonomichef plötsligt veta vad systemet kan berätta om företagets verkliga sjukfrånvaro, liksom vilka andra uppgifter som kan tas fram. Nu är goda råd dyra. Ingen har tidigare ställt en fråga till systemet sedan det togs i bruk. Du är själv osäker på vad det kan och om andra system bättre kan besvara en sådan fråga.

Fem viktiga överväganden
Ett Workforce Management-system är ett viktigt ledningsverktyg för tidregistrering och produktionsrapportering. Det ska se till att företaget planerar rätt och uppnår maximal produktivitet med rätt resurser för rätt tillfälle och till rätt jobb.

Funderar ni på att byta ut ert tidrapporteringssystem? Här är fem viktiga överväganden att först ta ställning till:

Skaffa dig en överblick av framtidsutsikterna för nuvarande system. Kommer det att fortsätta att utvecklas och kommer det att finnas stöd för lösningen under många år framöver? Om inte bör du söka nya vägar!

Har du klart för dig vad företaget verkligen behöver? Som en tumregel ska ett WFM-system kunna spara in 1–3 procent av företagets lönekostnader. Undersök hur mycket nuvarande system bidrar till att skapa värde jämfört med andra system.

Kolla upp vilka mätetal (KPI:er) för produktiviteten som efterfrågas av ledning, chefer och personalavdelning. Undersök därefter om nuvarande system kan leverera data till dessa mätetal eller om det finns andra system som gör det bättre.

Driftsäkerhet, tillgänglighet och enkelhet är viktiga parametrar för att uppnå acceptans hos medarbetarna. Detta gäller oavsett om personalgruppen arbetar ute hos kund, i fabriken, på kontoret, hemma eller kanske till och med utom räckhåll för internet. Om stöd för detta saknas i nuvarande system, bör du ta reda på vad som krävs för att rätta till det – eller överväga ett annat system.

Vinst för alla parter? Tiden för implementering har självklart stor betydelse, men viktigast är ändå att kunna visa på vinsterna för alla inblandade parter och att enas om förväntningar på roller och ansvar. Om personalen är nöjd med ert nuvarande system och det uppfyller kraven, är det en god idé att underhålla/utveckla den befintliga lösningen. Omvänt kan det gå smidigare med en ny lösning, om den upplevs inspirerande och kan introduceras stegvis.

Tendensen ute hos företagen är att det väcks krav på effektivare hantering och ökat resursutnyttjande vid byte av nuvarande system. Det visar erfarenheterna från tre stora skandinaviska företag som har berättat om sina överväganden i samband med övergången till en ny Workforce Management-lösning.

Läs mer »
Fotnot: Detta är en sponsrad artikel om en samarbetspartner som vi på HRbloggen.se varmt kan rekommendera.