LEDARSKAP. Du drar dig för det… Du har det i tankarna hela dagen… Det är ett måste, men frågan är hur? Hur ska du prata med medarbetaren om det svåra, tunga och jobbiga ämnet: att han eller hon inte fungerar i sitt arbete?

I rollen som chef ingår det obekväma samtalet, likväl som det mer glada och trevliga. En del chefer behöver aldrig hålla några svåra samtal. Andra skulle behöva, men inser inte behovet eller vågar inte ta tag i det.

Kräver förberedelse
När det handlar om en medarbetare som inte fungerar fullt ut eller som kanske ger andra medarbetare problem, så behöver vi vara tydliga i vad vi sett för problem och vad vi förväntar oss av vår medarbetare. Det handlar framför allt om att framföra ett budskap – inte att diskutera rätt och fel.

Sådana här samtal bör förberedas väl, så att du känner dig bättre till mods och har de ramar som behövs för att hålla det på önskad nivå. Hur förbereder du då ett svårt samtal? Nedan följer mina råd sammanfattade i fem punkter.

1. Tid och plats
Avsätt gott om tid för själva mötet, men glöm inte tid för att själv bearbeta det som hänt efter mötet. En negativ känsla uppstår om det inte finns tid att kommunicera klart. Välj en plats där ni inte riskerar att bli uppenbart störda, gärna en mer avslappnad än ditt kontor eller konferensbordet. Försök skapa en ytmässig öppenhet mellan dig och medarbetaren.

2. Bestäm ditt budskap
Fundera ut vad som är det viktigaste budskapet att få fram under mötet. Det får bli ditt mantra ifall medarbetaren slingrar sig ur ämnet eller tar upp motargument som inte är viktiga i stunden. Ju fler budskap, desto otydligare vad som egentligen är viktigt. Försök därför prioritera: två brukar vara tillräckligt och effektivt.

3. Ärlighet och tydlighet
Var noga med att förklara och vara tydlig i ditt budskap utan att släta över. Att vara ärlig, rak och tydlig i svåra situationer, minskar risken för att behöva ta flera samtal för att diskutera samma sak.

4. Var tyst och lyssna
Konsten i svåra samtal är att pausa och lyssna in medarbetarens reaktion. Du ska inte avhandla ämnet i en takt som medarbetaren inte hänger med i – då tar han eller hon inte till sig allt. Var också noga med att tillåta reaktioner och låta medarbetaren få känna vad den känner – utan att gå in i dennes känslor och låta dem ta över samtalet.

5. Avsluta genom medarbetaren
Avsluta samtalet när du märker att medarbetaren har tagit till sig budskapet. Om du märker att medarbetaren har svårt att ta till sig budskapet och ni inte kommer någon vart, bör du hellre avsluta än att börja om.

Vid avslut är det bra att tala om vad som nu kommer att hända. Försök att få medarbetaren att landa på en bra nivå, utan att släta över det svåra du har förmedlat. Låt medarbetaren själv sammanfatta mötet för att höra vilka punkter han eller hon har tagit till sig av det som sagts och vad som kommer att hända nu.

Många chefer jag träffat vittnar om betydelsen av ovanstående punkter för att klara av att leverera svåra besked. Särskilt den mentala förberedelsen är extra viktig.

Lycka till med både förberedelse och ditt svåra samtal!

• Om
• LinkedIn
• Senaste inlägg

Madeleine Lennarsson

HR-chef på Nyköpings kommun

Madeleine har bred erfarenhet av ledarskaps- och HR-frågor från både näringsliv och offentlig sektor – men också från flera års egen verksamhet. Hon brinner för att visa kopplingarna mellan HR och affär med ett bibehållet humant och arbetsrättsligt perspektiv.

Senaste inlägg av Madeleine Lennarsson (Se alla)

• Det svåra samtalet - 9 mars 2015