8 metoder för att minska konflikterna på jobbet
LEDARSKAP. En viktig del av ett aktivt ledarskap är att hantera konflikter. Thomas Lundqvist delar med sig av åtta konstruktiva metoder för att förebygga och lösa konflikter på arbetet.
Arbetstidsstudier visar att ledare lägger upp till 13 % av sin arbetstid på att lösa konflikter. Det motsvarar den tid du är på semester varje år. Jag tror att det har att göra med vår oförmåga att hantera konflikter på ett korrekt och bra sätt. En annan viktig orsak är rädslan att konflikten ska förvärras.
”Konflikter är som sjukdom. I början är de lätta att bota men svåra att upptäcka. Längre fram är de lätta att upptäcka men svåra att bota.”
Okänd
Men alla konflikter är inte av ondo. Ibland kan de vara ett första steg mot något nytt och spännande. Oftast är det också så, att en till synes obetydlig situation kan vara det som får bägaren att rinna över, så kallade kumulativa konflikter. Så ha inte för mycket fokus på den specifika händelsen utan försök att se det hela i ett större perspektiv!
Viktigt med spelregler
Många gånger tror vi att det räcker med sunt förnuft för att lösa konflikter, men det gör det inte. Särskilt inte i situationer när vi blir stressade, rädda eller när vår tävlingsinstinkt väcks. Därför behövs det regler precis som i fotboll. Vi behöver gula kort och röda kort för att tydligt markera gränserna.
Tänk också på att reglera vilka sociala regler som gäller på arbetsplatsen, såsom att vi alltid hälsar på varandra, bemöter varandra med respekt och värdighet. Vi måste även vara tydliga med att ett negativt kroppsspråk med blickar, miner och skakande på huvudet inte är acceptabelt. Ton och attityd är annat som lätt leder till konflikter och därför bör regleras.
Undvik att kritisera, såra och genera
Kan vi hitta metoder som gör att vi undviker att såra, kritisera, genera, kränka, förolämpa eller förödmjuka har vi kommit en mycket god bit på väg. Här följer åtta konstruktiva metoder för att förebygga, hantera och lösa konlikter.
Metod 1: Jag-budskap
När du närmar dig en konflikt är det viktigt att du använder rätt pronomen. Det är så lätt att säga ordet du.
- Du måste skärpa dig.
- Du måste komma i tid.
- Du måste plocka undan efter dig.
Istället ska du använda ordet jag för att beskriva hur du känner dig.
- Jag blir okoncentrerad när du pratar så högt.
- Jag kommer av mig när du kommer sent till morgonmötet.
- Jag blir störd av att komma in i lunchrummet och se din disk stå kvar på bordet.
Metod 2: Öppen kommunikation och tydligt ansvar
Ett bra förebyggande arbete kommer ofta utav god och öppen kommunikation. Se därför till att det inte förekommer någon dold kommunikation och att skitsnack begränsas till ett absolut minimum. Ha tydliga ansvarsområden för att förekomma situationer så att det inte skylls på någon annan när det går fel. Alla ska vara medvetna om det personliga ansvar som följer med en anställning.Metod 3: 10 minuters-ventilen
Så kallade kumulativa konflikter är vanliga i verksamheter där arbetet går i ett, där det ständigt är nya kunder, patienter eller klienter på kö och det saknas tid för småprat eller att reda ut eventuella missförstånd innan de hunnit växa sig stora. Då krävs det inte mycket för att små irritationer snabbt ska eskalera.
I denna typ av verksamhet bör man schemalägga en kort stund varje dag som en naturlig ventil att få ur sig småsaker som man kan reta sig på. Bara 10 minuter kan göra underverk!Metod 4: 24 timmarsregeln
”Tig idag. Tala i morgon.” Jag tror det är ett gammalt kinesiskt citat och det ligger mycket i det. Vår impulskontroll utsätts ständigt för prövningar. Att då ha en 24 timmarsregel att alltid sova på saken innan du svarar på det där sura mailet eller något annat som retat upp dig kan vara en bra förhållningsregel.Metod 5: Konfliktombudsman
Konfliktforskaren Thomas Jordan föreslår att organisationer utser en särskild konfliktombudsman – en person som är van och tränad på att bemöta individer och grupper som ligger i konflikt med varandra.
En variant på detta är funktionen drömcoach, som lär finnas på vissa företag. Dit går man för att få hjälp att förverkliga sina drömmar. Jag tror att detta även kan förebygga konflikter, eftersom de ibland bottnar i eget missnöje som spiller över på kollegor, kunder eller leverantörer.Metod 6: Apelsinmetoden
Metoden är benämnd efter en välkänd gammal historia som än idag har en poäng: Två personer bråkar om en vem som ska få ta den sista apelsinen. Till slut börjar de mer ingående att undersöka behovet av apelsinen och då visar det sig att den ena personen vill pressa apelsinen till juice och den andre personen vill riva apelsinskalet för att smaksätta sitt bakverk. Lösningen blir då att de river apelsinen för att sedan pressa ur juicen – och båda får det de vill ha.Metod 7: Myrstegsmetoden
När en konflikt väl uppstått, saknas tillit. Sårade känslor och misstänksamhet försvinner inte med ett handslag och ordet förlåt. Det krävs framförallt tid för att återställa förtroende och samarbetsförmåga mellan parterna. Därför är det ofta myrsteg som gäller.Metod 8: Kräkmöten
Ett vanligt fel chefer gör i samband med förändringar är att försöka tysta ned negativ kritik och motstånd eller avvakta med utvärderingen till längre fram. Planera i stället in regelbundna ”kräkmöten” där medarbetarna får kräkas ur sig allt elände som förändringen åstadkommer – innan problemen växer sig större.
Var inte orolig: det gör inte alla andra mer negativa, tvärtom. Dessutom blir det mindre kräk än vad man tror när det är inplanerat och regelbundet. Du vet själv hur du blir om du väntar för länge med att få ur dig saker som gör dig irriterad och arg. Denna metod fungerar i alla ”skap”: ledarskapet, äktenskapet, föräldraskapet och kamratskapet.
Thomas Lundqvist
Senaste inlägg av Thomas Lundqvist (Se alla)
- Vikten av småprat på jobbet - 12 maj 2015
- Systematisk arbetsglädje - 14 april 2015
- 5 sätt att förbättra introduktionen - 24 mars 2015
- 4 i för ett modernare ledarskap - 17 oktober 2014
- Att öka prestation, del 2: Metoder för dialog - 30 september 2014
Tags: gör-så-här, konflikter, konflikthantering, ledarskap, metoder
HRbloggen.se startades 2009, valdes 2011 till Sveriges bästa HR-blogg och utnämndes 2016 till en av Sveriges bästa företagsbloggar. Grundare och redaktör är Annika Ahnlund. 
