Hur välja rätt Talent Management-system?

Av Tomas Kaudern den 1 februari 2012 942 visningar

TALENT MANAGEMENT. Hur svårt är det att välja rätt systemstöd för talent management? Finns det ett rätt system? Vår nya bloggare Tomas Kaudern sammanfattar.

Många har funderat och de flesta gör de grundläggande aktiviteterna, tittar på organisationens behov och ställer krav på systemleverantörerna. Ändå hör man titt som tätt om system som inte uppfyllt förväntningarna. Vad beror det på?

Jag tror att en orsak kan vara att det är lätt att enbart titta på den funktionalitet man (tror) man behöver just nu. I själva verket är valet av system bara början på resan. Här kommer tre bra saker att tänka på innan man bestämmer sig.

Anpassning av process. Ibland hör man att processerna måste vara satta innan man börjar titta på ett nytt system. Visst stämmer det att processerna skall vara harmoniserade och definierade på en hög nivå. Men att definiera dem på detaljnivå är i själva verket kontraproduktivt. Varför? För att inget system kan stödja alla processer, och det är kostsamt och ibland omöjligt att ändra systemet efter processen. Ett mycket bättre angreppssätt är att låta processerna vara flexibla, och istället utnyttja den funktionalitet som systemet erbjuder. Detta ger också möjlighet att utnyttja den ”best practise” som leverantören samlat på sig under åren.

Information och integration mellan moduler. Ofta ser de flesta system bra ut när leverantören demonstrerar, men kan systemet hantera den information som organisationen byggt upp. Tänk på att informationen ofta är svårare att ändra på än processer, den är insamlad och lagrad på ett visst format. Här kan det löna sig att säkerställa att den information som man vill ha med sig in i det nya systemet verkligen passar in. Och när man ändå ser över informationen, kontrollera också att information som skapas i en modul är tillgänglig i de andra moduler som behöver den. Låter som en självklarhet, men i verkligheten kan det vara si och så med detta, särskilt från leverantörer som byggt upp sitt system genom att köpa upp företag och sedan sätta ihop deras produkter.

Ny funktionalitet. Med tanke på att man skall leva med systemet de närmaste tio åren är det kritiskt att man väljer en leverantör som hänger med i utvecklingen. Men hur vet man det? Ett bra sätt är att se vad de faktiskt levererat de senaste åren – och vad de säger att de skall leverera i framtiden. Brukar de hålla vad de lovar? Kommer det ny funktionalitet, eller har de fullt upp med att hålla ihop systemet?

Medaljen har också en baksida. En leverantör som levererar mycket ny funktionalitet flera gånger per år ställer också krav på beställaren. Hur orkar vi ta till oss all ny funktionalitet?

Det är klokt att titta på hur leverantörerna hanterar nya versioner av systemet. Släpper de ”bara” ny funktionalitet, kommer det med e-learning, finns det kurser man kan gå eller kommer de på besök och presenterar den nya versionen. Kanske erbjuder de till och med workshops där man ser hur den nya funktionaliteten kan användas för att förbättra och utveckla processerna?

På vårt seminarium Talent Management i praktiken får du lära dig mer om att välja rätt Talent Management-system.

Om bloggaren: Tomas Kaudern är verksamhetsarkitekt hos GreenBullet och är specialiserad inom systemstöd för Talent Management. Helhetssyn är ett viktigt ledord för Tomas, som har lång och bred erfarenhet från olika verksamheter och plattformar.