ORGANISATION & LEDARSKAP. Verksamhetsplaneringstider! Detta egentligen omöjliga uppdrag. Många av oss chefer ska då titta in i kristallkulan och veta vad som är bäst för verksamheten nästa år. Men hur mycket är egentligen ”lagom” att planera?

Varje år återkommer processen med att sia inför nästkommande år. Vi gissar oss fram. Försöker göra prognoser och framtidsbeskrivningar utifrån vad vi vet om historien. Försöker göra omvärldsanalyser och studerar strategier. Studerar konkurrenter. Spanar trender. Tar in tankar från personalen. Och så planerar vi. Planerar planerar planerar.

Hur mycket planerar ni? Hur mycket av nästa års plan ligger klar sådär i november-december? Jag tycker det här är en knivig fråga, en fråga värd att reflektera kring. Givetvis måste man planera. Jag är inte emot det, absolut inte. Ska man hålla i förändringar, värna om att man förflyttar sig i en riktning, då måste man givetvis planera.

Men hur mycket? Säg att året är 100 %. Hur mycket av personalens tid ska vara låst till det som finns i verksamhetsplanen. 70%? 90%? 50%? Hur mycket medel ska vara uppbokat för exakta verksamheter? 100%? 60%?

Eller om man ställer frågan tvärtom. Hur mycket tid ska finnas för att fånga bollar som kommer under tiden? Hur mycket ad hoc frågor ska man hinna ta till sig? Hur mycket medel ska finnas till projekt som uppstår under året? Projekt som man omöjligt kan veta redan i oktober året innan? Visst är det svårt?!

Måste finnas tid för reflektion

Jag tror att svaret ligger någonstans mitt i mellan. Visst måste vi sätta oss ner tillsammans och göra analyserna av omvärlden. Vi måste lyssna in personalens alla lysande idéer, och söka förverkliga dem i verksamheten. Vi måste ha en plan för året. En plan som berättar vad vi vill, hur vi vill nå våra syften och mål. Det är nödvändigt för styrning. Det är nödvändigt för att få personalen att gå i takt och åt samma håll.

Men om vi bokar upp för mycket, om vi knappt har några tomma dagar, är risken att vi missar för mycket. Det måste finnas luckor. Personal och ledning måste ha tid att trendspana och göra omvärldsanalyser hela året. Det räcker inte i verksamhetsplaneringstider. Personalen måste ha luft så att de hela tiden kan reflektera över det som de åstadkommer. Och: det måste gå att göra justeringar under året. Vi kan inte veta nu i oktober, hur det ser ut nästa sommar.

Därför är lösningen att planera lagom. Bind upp lagom med tid. Anpassa efter hur förändringskänslig din verksamhet är, och se till att det finns luckor. För dig och för personalen. Planerar ni för mycket tror jag ni riskerar att missa de chanser som dyker upp. Lycka till nu – i dessa verksamhetsplaneringstider!

Om bloggaren: Affi Kölevik är verksamhetschef för fackförbundet Visions center i Linköping, www.vision.se

• Om
• LinkedIn
• Senaste inlägg

Affi Kölevik

Verksamhetschef på Lärarförbundet

Affi är verksamhetschef för Lärarförbundets region i Östergötland och Södermanland. Hon har en lång chefserfarenhet inom idéburen sektor. Följer och driver frågor inom motivation, förändringskunskap och vad som får oss människor att göra varandra bättre.

Senaste inlägg av Affi Kölevik (Se alla)

• Bra med konstruktiv kritik? Bullshit! - 2 september 2016
• ”Såg du inte att din medarbetare höll på att bränna ut sig?” - 10 juni 2016
• Du – din personals främsta förebild - 11 maj 2016
• Ledarskap vid hot och våld - 3 februari 2016
• Medarbetarna måste bidra till chefens arbetsmiljöansvar - 4 juni 2015