Hem » arbetsmiljö, läsvärt

Därför presterar vi sämre i öppna kontorslandskap

Av den 21 mars 2018 13 kommentarer 24 208 visningar
ARBETSMILJÖ. Alltfler arbetsgivare anammar trenden med aktivitetsbaserade arbetsplatser och flexkontor – till priset av försämrad produktivitet. Våra stresskänsliga hjärnor är nämligen dåligt anpassade för öppna kontorslandskap.

öppet kontorslandskap

Forskningen visar att det är svårt att prestera maximalt i öppna kontorslandskap eller aktivitetsbaserade kontor. Det finns flera förklaringar till detta. Här är några:

1. Hjärnan dras till en rörelse eller ett ljud
Din hjärna är utvecklad för att upptäcka faror. En störande rörelse eller ett ljud tar alltid plats i ditt arbetsminne. Det är ett nedärvt beteende som bidragit till att människan har överlevt som art, så det är inget vi kan göra oss av med hux flux.

Arbetsminnet kan bara fokusera på det du gör just nu, så varje gång du vrider på huvudet för att titta, skiftar ditt fokus från arbetsuppgiften till det som stör. Och varje gång kan det ta upp till 25 minuter att komma tillbaka mentalt till den ursprungliga mentala nivån. Det är aldrig som att tända och släcka en lampa. Det tar alltid tid.

Du kan mentalt trycka bort det som stör (koncentrera dig stenhårt). När du gör det använder du pannloben – hjärnans smartaste del – som bland annat hanterar de högsta tankefunktionerna. Problemet är att du bara kan använda pannloben några timmar under en dag.

2. Extrovert eller introvert
Extroverta personer får energi i sociala sammanhang. Och de som är mycket sociala lägger ner mycket tid på det.

Introverta fungerar precis tvärtom: de vill inte bli störda. De får stimulans av tystnad. (Hur vanligt är det idag att en introvert arbetssökande med hög yrkesskicklighet konkurreras ut av en social person med betydligt sämre?)

3. Mer eller mindre krävande arbetsuppgifter
Olika arbetsuppgifter kräver olika mycket koncentration. Två exempel: Att skriva är bland det mest kognitivt krävande vi gör. Att bokföra kräver betydligt mindre ansträngning, eftersom det är lätt att automatisera – lära sig – alla olika moment. Så när du lärt dig dem krävs det mindre tankearbete. Du behöver inte komma ihåg att du precis har skrivit in siffran 150.

När du skriver en text måste du däremot hålla kvar informationen i arbetsminnet. För det du skriver nu, ska hänga ihop med det du redan har skrivit och kommer att skriva. Här någonstans går gränsen för vad hjärnan klarar av. Arbetsuppgifter som är svåra att automatisera är mer lättstörda.

4. Äldre eller yngre
Precis som vi får sämre syn när vi blir äldre, påverkas vår förmåga att sortera bort ljud. Yngre har därför lättare än äldre att sortera bort störande ljud. (Är lösningen att satsa på yngre? Undersökningar visar att yngre kollar mobilen 14 gånger i timmen i snitt. Två tredjedelar av de svenska 55-plussarna kollar den högst en gång i timmen.)

Bidrar till stress
Vi måste arbeta smartare, effektivare – och samtidigt bidra till friskare organisationer och människor. Idag kostar psykisk ohälsa, som bland annat orsakas av stress, mer än alla andra sjukdomar tillsammans.

För att vi ska kunna utnyttja vår fulla potential, måste varje individ kunna göra aktiva val baserat på forskning om hjärnan (ABH). Vi behöver till exempel veta hur vi ska navigera i ett öppet kontor eller hur vi bäst arbetar hemifrån.

Socialt tryck och oförstående chefer
En person som är ansvarig för ett aktivitetsbaserat kontor berättar att de flesta sitter kvar hos sina kompisar fast de utför krävande uppgifter som att skriva texter: ”De inser inte hur störda de blir.” Det sociala trycket är stort och man vill vara med om allt som händer. Man vill inte avvika genom att gå till ett tyst rum.

Chefer kan också vara ett problem. Jag har talat med två personer som fått veta att de är ”bakåtsträvare”, eftersom de klagat på att de inte klarar av att prestera i öppna kontor. En av dem sa upp sig. En tredje person sa att hon blivit tvungen att acceptera att hennes arbetsgivare nöjer sig med att ”jag går på sparlåga hela dagarna”.

Den finns en outtalad tanke om att de som klagar är omoderna. Tänk om det istället är så att de som vågar säga ifrån tillhör de mest motiverade, lojala, kreativa, prestationsinriktade och produktiva. Framåtsträvare.

___

Fotnot: Jag skriver mer om detta i min bok ”Din Hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den”, som nominerades till Årets Marknadsföringsbok 2017 och finns att köpa på Bokus. Exklusivt för HR-bloggens läsare kan den t.o.m. 2018-04-15 beställas till specialpriset 160 kronor inkl moms och frakt direkt från dinhjarnafran2008.se (ordinarie pris 198 kr). Uppge kampanjkoden ”HR-bloggen”.

Tomas Dalström
Tomas Dalström är författare, föreläsare och journalist med inriktning på hjärnan. Han har arbetat med att skriva professionellt i 30 år och har bl a uppmärksammats för de forskningsbaserade böckerna ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den” och ”Bäst i text Läseboken/Skrivboken”.
Tomas Dalström
Tomas Dalström

Senaste inlägg av Tomas Dalström (Se alla)

Print Friendly, PDF & Email

Tags: , , , ,

13 kommentarer »

  • Ulf Boman skriver:

    Tomas, du verkar helt likställa aktivitetsbaserat kontor med öppet landskap. Inget kunde vara mer fel. Arbetsplatser som har enbart öppet landskap kan man inte med bästa vilja i världen kalla för aktivitetsbaserade!
    Att bara ha en plats och en typ av arbetsplats för arbete, till exempel ett skrivbord i ett öppet landskap eller ett skrivbord i ett cellkontor, innebär att man bara har rätt arbetsplats för vissa arbetsuppgifter, men inte för alla. Vissa uppgifter eller aktiviteter utförs bäst vid ett skrivbord, men långt ifrån alla. Att då bara ha skrivbord (eller för all del att bara ha en soffa eller en fåtölj eller ett mötesbord) att välja på begränsar ens möjligheter till produktivitet, effektivitet eller kreativitet. Det vore som att vi gjorde alla aktiviteter i hemmet vid köksbordet, oavsett om det är fråga om att äta mat, städa, sova, se på tv, duscha eller annat.
    Ett väl utfört aktivitetsbaserat kontor ger möjlighet för alla att hitta den bästa platsen för just den aktivitet de ska utföra, om det så är att skriva en text, knacka kod, genomföra en kreativ workshop, läsa en längre text, tala i telefon, vara social eller något annat. Att någon misslyckas med utformningen genom att slarva i analys och genomförande, betyder ju inte att alla andra gör fel. Det finns de som gör rätt och därmed får ökad trivsel, produktivitet och kreffektivitet.

  • Tomas Dalström skriver:

    Ulf, jag känner till skillnaden – och att vi är olika.

    Ett problem är att alltför många inte känner till hur våra hjärnor fungerar och att de måste anpassa sig till dem, för att lösa olika arbetsuppgifter. De använder i alltför stor utsträckning ett ABK som ett kontorslandskap.

    En person, som arbetar på ett av de största företagen som säljer kontorslösningar, sa när jag föreläste hos dem, att de inte vet om de kommer att sälja ABK om fem år. Det finns fortfarande för lite forskning som visar hur/om det fungerar som tänkt.

    En parallell. I Dagens industri den 14 februari 2017 skriver de att ”Produktiviteten i världen har fallit sedan 2007, trots all ny teknik”. Orsaken till det är alla störningar vi drabbas av varje dag på grund av tekniken (multitasking). Och i öppna kontor.

    När jag intervjuade Torkel Klingberg, professor i kognitiv neurovetenskap, vid Karolinska institutet, frågade jag om han anser att multitasking och öppna kontor är jämförbara situationer ur hans perspektiv. ”Ja, det är de; det är lite liknande situationer. I det ena fallet försöker vi göra två saker medvetet och i det andra två saker ofrivilligt. Distraktionerna blir som en ofrivillig multitasking.”

    De som befinner sig i en öppen del av ett ABK blir alltså påverkade negativt. Olika mycket för olika arbetsuppgifter – och det minskar deras möjligheter att vara högpresterande. Och deras möjlighet att komma i flow.

    Människor som har flow kan arbeta på ett mer kreativt sätt och samarbeta bättre. De kan på ett effektivt sätt ta sig an nya utmaningar ett företag står inför varje dag.

    Stefan Valerius skriver i Personal och ledarskap: ”Efter att ha läst Tomas Dalströms bok är jag skeptisk till om vi ska fortsätta med att bygga aktivitetsbaserade arbetsplatser och ska vi göra det behövs det mer tanke bakom detta, så att det hjälper oss individer i stället för att stjälpa oss.”

    Många tror att man enbart genom viljan kan skapa en förändring, men det krävs både kunskap och ett uthålligt ledarskap för att klara dessa utmaningar.

    • Ulf Boman skriver:

      Tomas,
      Jag tycker mig fortfarande läsa att du menar att ABK är nästan samma som öppet landskap. Men öppet landskap är ju bara en (eventuellt liten) del av kontoret.
      I svaret till Magnus skriver du:
      ”Jag tänkte att de som forskar om hjärnan – om några borde veta vad som är det bästa alternativet – så jag har frågat dem var de sitter när de ska skriva en text; en av flera arbetsuppgifter som är kognitivit krävande. De svarar inte att det kvittar, utan det gemensamma svaret är att de isolerar sig, när de skriver viktiga texter som kräver eftertanke. De stänger dörren till rummet, stänger av mobilen, meddelar att de inte är anträffbara på sin fasta telefon, kollar inte mail och sociala medier.”
      Jag instämmer helt i det, och inte minst den sista delen: de stänger av mobil, mejl, etc. Så om man arbetar på ett kontor där möjligheterna till avskildhet inte finns, då får man det svårt med koncentrationen. Å andra sidan är det få (om ens någon) som arbetar med kognitivt krävande uppgifter jämt, eller som bara arbetar ensamma. Om de då inte skulle ha tillgång till andra miljöer, som är anpassade efter andra typer av aktiviteter, blir ju också de prestationerna lidande.
      Återigen – om man utformar arbetsplatserna efter de behov som finns i just det företaget/organisationen, då finns möjlighet för var och en att hitta den rätta platsen för varje aktivitet – men det blir olika platser, inte samma.
      Distraktionerna kommer sedan från annat än lokalen: kolleger som knackar på, mejl som plingar, telefoner som ringer, etc.

      • Tomas Dalström skriver:

        Hej igen Ulf

        Jag har varit på aktivitetsbaserade kontor, blivit guidad runt i lokalerna samt diskuterat för och nackdelar. Jag har arbetat i ett klassiskt kontorslandskap, så jag både ser, hör och förstår skillnaderna. Och ABK är bättre, just för att man kan välja arbetsplats efter arbetsuppgift.

        Men, som jag skrev i mitt tidigare svar: Ett problem är att alltför många inte känner till hur hjärnan fungerar och att de måste anpassa sig till den, för att lösa olika arbetsuppgifter. De använder i alltför stor utsträckning ett ABK som ett kontorslandskap.

        Anledningen till att jag nämnde forskarna var att de skulle exemplifiera vikten av att välja ett tyst rum, när vi gör något kognitivt krävande, vilket du håller med om.

        Jag tycker att det är synd, både för organisationer, företag och individer, att många inte får chansen att prestera på sin högsta nivå, för att de väljer fel rum och därför blir störda. De använder med andra ord ett ABK som ett kontorslandskap.

        Min poäng, som jag skriver om i boken, är att det är viktigt att utbilda de som sitter i ABK – med utgångspunkt från hur hjärnan fungerar.

        Jag har gjort en liten video där jag beskriver hur hjärnan påverkas och hur/varför resultatet av det vi gör påverkas positivt eller negativt. Den finns här – https://www.youtube.com/watch?v=u0hZxMffM1o&feature=youtu.be

        • Ulf Boman skriver:

          Hej Tomas
          Bara för att några har misslyckats med ABA (AktivitetsBaserade Arbetssätt), trots att de har byggt om till ABK (AktivitetsBaserade Kontor), så innebär det ju inte att idén är fel, utan snarare genomförandet.
          Att sätta likhetstecken mellan ABA och ÖKA (Öppet KontorslandskapsArbetssätt) är synd. Men många gör det misstaget och många undervärderar den nödvändiga förändringsprocessen att gå från ÖKA till ABA – de tror att det räcker med att bygga om kontoret.
          Tack för bra video – jag håller helt med dig!

          • Tomas Dalström skriver:

            Hej Ulf

            Kul att du gillar videon. Jag hade insett under mina föreläsningar att många inte kunde göra den koppling, som jag beskriver i videon, och inte heller sett någon bok som beskrev det på ett lättförståeligt sätt. Modellen var därför en förutsättning för att jag skulle skriva boken. Det tog ett tag att få till den.

            Den andra var bokens premiss:

            ”Det har aldrig varit lättare att misslyckas. Vi behöver inte ens anstränga oss. Vi har på ett finurligt sätt byggt in möjligheten att misslyckas i miljön, tekniken och kulturen.
            Om vi vänder på myntet har det aldrig varit lättare att lyckas, för den som har kunskap om hur hjärnan fungerar och använder den.”

            Jag ville att boken skulle ge hopp, förståelse/kunskap och konkreta råd till individer, företag och organisationer.

            Det behövs, som du skriver, många gånger ett mer genomtänkt arbete under hela processen för att det ska bli lyckat. Och ur mitt perspektiv måste hjärnan alltid vara utgångspunkten i den processen.

            Tack för en givande diskussion.

  • Lars Lundén skriver:

    I en värld som förändras i en allt snabbare takt gäller det att hanskas med sin relationer på ett korrekt sätt.Alla behöver inte älska varandra men man kan hålla en hövlig ton mot varandra.Alla människor har olika personlighet,det genetiska arvet spelar här en stor roll.Att arbeta med företagets systematiskt arbetsmiljöarbete och göra en riskbedömning av arbetsmiljön när det gäller öppna eller traditionella kontor måste göras för att klarlägga hur påverkad man blir av detta.Arbetsgivaren ska anpassa arbetet till människans fysiska och psykiska möjligheter att klara av sitt arbete.

  • Magnus skriver:

    Det jag inte förstår är hur du kan vara så säker på att det just den fysiska lokalen som orsaker problemen och faktorer som exempelvis smarta mobiler, dåliga IT-lösningar som ständigt avbryter oss, störningar utanför lokalerna, otydliga organisationsstrukturer, svagt ledarskap, bristen på kontroll över utformningen av den egna arbetsmiljön osv. Jag har läst en hel del studier i ämnet och ingen av dem håller tillräcklig hög vetenskaplig nivå för att kunna räkna som evidens, men du kanske har tillgång till studier som är vetenskapligts utförda och som inte bara bygger på olika typer av självskattningsenkäter med tveksamt urval. De flesta mäter inte ens mot en kontrollgrupp så det är helt omöjligt att räkna bort andra övriga faktorer i tid och rum.

  • Tomas Dalström skriver:

    Hej Magnus, precis som Annika skriver finns det gedigen forskning inom detta område.

    Jag har inte bara läst utan också gjort timslånga bandade intervjuer med femtio-sextio forskare och andra specialister. Några av dem är specialiserade på hjärnan:

    ■ Peter Gärdenfors, professor i kognitionsvetenskap, vid Lunds universitet, studerar hur människan fungerar för att anpassa tekniken efter människans förmåga och begränsningar. Han är ledamot av bland annat Kungliga Vetenskapsakademien, kommittén för Sveriges Riksbanks pris i ekonomisk vetenskap till Alfred Nobels minne och regeringens Digitaliseringsråd.

    ■ Agneta Herlitz, professor vid Karolinska institutet (KI), i Stockholm, är specialiserad på minnesforskning.

    ■ Fredrik Ullén, professor i kognitiv neurovetenskap på KI, studerar inlärning, kreativitet och flow. Samarbetar med flowbegreppets skapare Mihàly Csíkszentmihàlyi. I egenskap av etablerad konsertpianist och forskare är han även knuten till forskningsprojekt vid Stockholm Brain Institute (SBI)

    ■ Katarina Gospic, doktor i neuroekonomi, har forskat om vad som händer i hjärnan när vi fattar beslut.

    ■ Pontus Wasling, hjärnforskare vid Sahlgrenska universitetssjukhuset.
    Han forskar om minnets mekanismer och kreativitet.

    ■ Torkel Klingberg, professor i kognitiv neurovetenskap, vid Stockholm Brain Institute på KI. Hans forskning har uppmärksammats inom forskarvärlden och i internationella media. Han har tagit emot utmärkelser från International Neuropsychological Association och innehar en akademiforskartjänst vid Kungliga Vetenskapsakademien.

    Jag tänkte att de som forskar om hjärnan – om några borde veta vad som är det bästa alternativet – så jag har frågat dem var de sitter när de ska skriva en text; en av flera arbetsuppgifter som är kognitivit krävande. De svarar inte att det kvittar, utan det gemensamma svaret är att de isolerar sig, när de skriver viktiga texter som kräver eftertanke. De stänger dörren till rummet, stänger av mobilen, meddelar att de inte är anträffbara på sin fasta telefon, kollar inte mail och sociala medier.

    Men det är inte bara den fysiska lokalen som påverkar oss negativt, som du skriver. Det gör ”smarta mobiler, dåliga IT-lösningar som ständigt avbryter oss, störningar utanför lokalerna, otydliga organisationsstrukturer, svagt ledarskap, bristen på kontroll över utformningen av den egna arbetsmiljön osv.”

    I boken går jag igenom hur det går till när vi läser, skriver, lär oss och är kreativa – med utgångspunkt från hjärnan och hur vi ska göra för att kunna utnyttja vår fulla potential i dessa processer.

    Men det är, som sagt, mycket som stör. Faktum är att det aldrig varit lättare att misslyckas. Vi behöver inte ens anstränga oss. Vi har byggt in möjligheten att misslyckas i miljön, tekniken och kulturen.

    Om vi vänder på myntet har det aldrig varit lättare att lyckas, för den som har kunskap om hur hjärnan fungerar och använder den. Och det är mitt huvudbudskap.

  • Lars Holmström skriver:

    Artikelförfattarens insikt; försämrad produktivitet i öppna landskap, stämmer väl med mina erfarenheter.

    Däremot är min erfarenhet från öppna landskap, att effektiviteten ökar.

    Detta innebär att vi gör färre aktiviteter under en arbetsdag, men att dessa aktiviteter i högre grad bidrar till ökat värde.

  • Maria Forss skriver:

    Jag håller med just på denna punkt. Jag upplever att blogg texten har ett rätt stark individ perspektiv och handlar om hur medarbetare skall må maximalt bra. Visst ädelt. Men det handlar väl också om att arbetet behöver bli mer innovativt och kollaborativt? Kan det inte vara just så att vi genom aktivitets baserat landskap finner nya kontakter och lösningar?

    • Tomas Dalström skriver:

      Hej Maria, jag tycker att en poäng är att vi är individer och att olika arbetsuppgifter kräver olika mycket hjärnkraft.

      En ny undersökning visar att det framförallt är chefer som föredrar aktivitetsbaserat, men också medarbetare som arbetar i grupp, de som behöver var kreativa och ofta diskuterar frågor med kollegor. De som har mer enskilda, koncentrationskrävande arbetsuppgifter är inte nöjda.

      En intressant teori är att öppna kontor, där ABK är en variant, är ett extrovert projekt. Enligt Harvard Business Review är 96 procent av cheferna extroverta, så det kan vara ett skäl till att de trivs bäst.

      När det gäller innovationer måste vi utnyttja olika individuella styrkor för att skapa kreativitet – och alla som medverkar måste få chansen att komma till uttryck. Ett exempel: de som arbetar med brainstorming får in fler bra idéer om deltagarna får möjlighet att lämna in förslag även efter mötet. Alla får vi nya idéer, men för introverta personer (och organisationen) kan det vara avgörande att ge mer tid, istället för att börja utvärdera, stryka och prioritera idéer med en gång.

      Lägg till det att en viktig del i den kreativa procesen kräver tystnad och avskildhet för att överhuvudtaget starta. ”Du kan inte lyssna på musik, sitta i kontorslandskap, multitaska eller låta dig störas på något annat sätt”, säger Pontus Wasling, som forskar om kreativitet och som är en av dem jag intervjuat.

      Jag tror att det var Steve Ballmer, Microsoft, som sa att embryot till en idé kan du få under den gemensamma fikapausen eller mötet, men den är ofta lite fluffig. Att mejsla fram ett knivskarpt förslag kräver enskilt, sammanhängande arbete, i en miljö som ger möjlighet till lugn och ro.

      Microsoft visar i en ny stor studie att endast en av tio är högproduktiv på grund av vi ständigt blir störda och teknik som inte fungerar. Det kan vara förklaringen till att kreativiteten har minskat och att antalet nystartade företag har minskat i USA under de senaste tio åren, skriver Dagens Industri.

1 Pingbacks »

Lämna en kommentar

Håll en trevlig ton och undvik reklam. Opassande kommentarer redigeras eller raderas.

Meny